Wie ist die Rechtslage?

Gemäß § 7 Abs. 3 S. 1 BUrlG verfällt der gesetzliche Urlaubsanspruch in Höhe von jährlich vier Wochen grundsätzlich mit Ablauf des 31.12. eines Jahres. Nur im Ausnahmefall, wenn der Urlaub von Seiten des Arbeitnehmers aufgrund dringender betrieblicher oder in seiner Person liegender Gründe nicht beansprucht werden konnte, verfällt der gesetzliche Urlaubsanspruch mit Ablauf des 31.03. des jeweiligen Folgejahres. Die Rechtsprechung ist sich nun jedoch einig: Dieser gesetzliche Urlaubsverfall kann nur dann eintreten, wenn der Arbeitgeber einen konkreten und rechtzeitigen Hinweis über den drohenden Verfall gegenüber dem Arbeitnehmer erklärt hat.

Was sollten Arbeitgeber tun?

Spätestens zum Ende des dritten Quartals sollten Arbeitgeber daher bei jedem einzelnen Arbeitnehmer überprüfen, ob die Urlaubskonten der Mitarbeiter noch offene Ansprüche aufweisen.

Wenn im Arbeitsvertrag keine Trennung zwischen dem gesetzlichen Mindesturlaubsanspruch und etwaigem freiwilligen Zusatzurlaubsanspruch erfolgt ist, so sollte sich der Hinweis auch auf die noch nicht gewährten und daher offenen Urlaubstage des freiwilligen Mehrurlaubs erstrecken. Ein bloßer Aushang, eine allgemeine Mitarbeiterinformation oder eine einheitliche Rundmail wird den Anforderungen der Rechtsprechung an dieser Stelle nicht gerecht werden. Erforderlich ist insbesondere auch aus Nachweis- und Beweiszwecken im Streitfall, dass die Erklärung individuell ggü. dem einzelnen Arbeitnehmer abgegeben wurde und der Zugang hierzu etwa durch Empfangsbestätigung belegt werden kann.